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ビジョン実現への取り組み!ビジョンワークはメンバー同士の「つながり」の場としても。効果を生み出すワークショップにするための準備から開催まで工夫していることを大解剖!

ミッション・ビジョンの社内理解・浸透活動を行っている「ビジョンラボラトリー」(以下 ビジョラボ)です。

ビジョラボ活動の中心となっているビジョンワークがあります。
ワークショップは、第1回から第4回までのステップ構成となっており、各テーマに取り組むことでアディッシュの「ビジョン」について考えを深めていける構成にしています。

これまでの記事では、ビジョンワークをはじめた背景、企画立案、運用定着(基礎編・実践編)についてお伝えしました。

今回はワークショップを開催する前の段階、準備のコツや当日の開催までの流れを紹介します。

■ワークショップの効果を最大にするコツ
その1. 集中開催

ビジョンワークは第1回から第4回まで、それぞれ月1回の開催・各回1時間のワークショップとなっています。
これまでは月内で各ワークを4日間にわけて開催し、後日振り返り会を行う流れにしていましたが、2024年から新たな試みとして、ワーク第1回・2回、ワーク第3回・4回をそれぞれ同時開催にし、同じ週に4回のワークと振り返り会を実施する集中開催に変更しました。

この試みの意図することは、2点あります。

  1.  各ワークから振り返り会の時間が空かないことにより、ワークの記憶が鮮明なうちに振り返りをすることができる

  2.  ワーク週間となるので、運営もコラボレーター(ワークを実施するファシリテーター)もより気持ちが盛り上がり、ワーク全体の活性化につながる

2つのワークは各オンライン部屋で同時に開催されるため、意図した通り、これまでの流れより全体の勢いと、ワークフィードバックのしやすさを感じています。

次にワークの開催にあたり、ビジョラボが行っている準備を紹介します。

■ワークショップを最大にするコツ
その2.(地味だけど)準備

ワークショップ開催に至るまでの準備は、大きく5つのステップがあります。

  1. 各ワークの対象者の中から参加者の選定

  2. 参加者のスケジュール確保

  3. 参加者を4名×4チーム構成にチーム分け

  4. 当日使用する資料をチーム毎/個人毎に作成

  5. 参加者、ファシリテーター、司会へワーク開催のお知らせや事前課題の依頼

このようにならべてみるとシンプルですが、これが意外と大変で、、

ワークショップ開催にあたり最初に対応することは、参加者の選定です。参加対象となるのは入社6か月以降です。毎月メンバーリストを更新し、新しいメンバーがワーク対象者として追加されます。
入社6か月にした理由は、ワークショップは業務とひもづけた設計にしており、入社してすぐの参加では会社や業務のこともまだわからないだろう、少し慣れてからの方がワークの効果もあがるだろうという仮説のもと設定しました。

メンバーは皆自身の業務が忙しい中、時間を割いて参加していますので、ワークを通して多くの学びやメンバー同士のつながりをつくることができるように可能な限り拠点や部署がかぶらない、かつフロント/バックオフィスのバランスがとれるよう組み合わせ、メンバーのスケジュールと照らし合わせてチーム編成をしていきます。
そのため急遽参加できないメンバーがいるときは、バランスをとるためにチーム編成の調整が発生します。運営では突発的なことにもスムーズな対応ができるよう、方法を都度模索しながら進めています。

資料の準備は、当日のワークショップで使用するシートに名前と所属部署を記入するなど、当日のコミュニケーションを想定しながら、参加者同士の業務への理解が少しでも進むように些細な工夫をしながら準備しています。これらの準備は4つ全てのワークショップで行います。

4つのワークショップはそれぞれ目的を設定していますが、ワークショップに参加することで共通して得られることは何でしょう?
▶各ワークのゴールと内容はこちらの記事で紹介しています(再掲)

■ビジョンをもとにつながるワークショップを目指して

4つの異なるワークショップの共通点は、以下のことがあげられます。

  1. ビジョンをもとに話し合う場

  2. ワークを通じて自己理解や他者理解を深める

  3. 部署やチームを超えた対話やつながり

ここでキーとなるのは、運営やコラボレーターが参加者同士のコミュニケーションをどれだけ引き出せるか、です。
そのため、ビジョンのワークショップでは

  • ワーク開始5分前にオンライン部屋への入室を促し、コミュニケーションのウォーミングアップ時間を設定

  • Face to Faceの交流による効果を見据えてカメラとマイクはONにした参加の協力依頼、リアクションの共有

  • Slackへチェックイン投稿し、当日参加していない社員にも見える化

  • 事前課題でビジョンにつながる膨らませて参加してもらい、発散(共有)しやすくする

  • 個人だけの気づき・学びにとどめないために、アウトプットはSlackへ投稿してもらう

  • 参加者同士でフィードバックや質問をする機会をファシリテーターから積極的に提供 

など参加者同士のコミュニケーションがどうすれば活性化できるか?考えがより深まるディスカッションにするにはどうすればよいか?を考え、振り返り会ではKPTで出た課題を次のワークショップでトライするなど、都度進め方を改善しています。

■ワークショップ参加者からの声

開催にあたり細かい工夫もあってか、参加者からは以下の声があがっています!

  • 普段別の仕事をしているメンバーとワークができ、考え方や視点が異なりよい気づきとなりました。今後も他の部署の人とミックスしてワークができたら嬉しい

  • 常に「顧客の価値とは」を考えて業務をしているつもりですが、他のメンバーの意見を聞くことで視野を広げるいい機会だった

  • 他のメンバーがどのようにビジョンを自分ごと化しているのがわかるよい機会だと思った

まとめ

ワークショップの準備や開催時のひとつひとつの工夫は些細なことかもしれませんが、数年にわたる積み重ねと参加メンバーの協力もあり、運営メンバーとして冥利につきる声の数々です。
これからもアディッシュのビジョン実現へ向け、ビジョラボ活動を継続するとともに、部署にとらわれない「つながり」が生まれるワークでありたいと思います!

※本記事は2024年3月13日現在の内容です


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