45日でグローバル・カスタマーサクセス人材を15名採用した話
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45日でグローバル・カスタマーサクセス人材を15名採用した話

こんにちは!アディッシュHR企画部中途採用担当の村山です。

アディッシュでは、雇用形態問わず年間200名以上の採用を行っています。

私が2月にアディッシュに入社してから、様々な採用を行ってきました。その中でも、今回、募集期間1ヵ月半、採用人数15名、英語・日本語ネイティブレベル、と、これまでと比べるとかなり難易度の高い採用プロジェクトが実施されました。この記事では、その採用プロジェクトについて書きたいと思います。

このプロジェクトが始まるときは、「ゴールが見えないな、、、」と思っていましたが、毎日のルーティンの改善や、少しの工夫、そしてプロジェクトチーム・社外の紹介会社や求人広告の担当の皆さんとの連携など、一歩ずつ進んでいくことを実感した1ヵ月半でした。
「どうやって応募を集めるか」の部分ではなく、「本当に来てほしい人に来てもらうために」やってきた小さな工夫です。

目次

突然始まった短期、大型採用
プロジェクトキックオフ
数値管理について
連携・選考状況の把握について
結果と今後に活かせること

突然始まった短期、大型採用

アディッシュは、企業のカスタマーサポートやインターネットモニタリング(投稿監視)などをパートナーとして、クライアントに代わって行うサービスを提供しています。
その中でも、あるクライアントのカスタマーサポートを専属で対応しているチームでは、年3回、1回につき5名採用を行い、計画的にチーム規模を拡大しています。
そのクライアントより、「新しいサービスを提供するので、年間採用計画とは別に追加で15名採用が必要」との連絡がアカウントマネージャーにありました。それが、5月10日のこと。

新サービスの提供開始が9月。
その前に研修を終えるためには、8月入社が必須。

8月入社ということは、
現職中の方であれば退職に1ヵ月かかるから、7月上旬に内定を出さないといけない

募集開始から内定まで通常2~3ヵ月かかる

逆算すると、4月~5月上旬には募集開始しないといけない

今、5月10日、、、

すぐに始めないと!!!

ということで、短期かついつもの3倍!の15名採用プロジェクトがスタートしました。

プロジェクトキックオフ

何度も書きますが、1ヵ月半で15名というかなりチャレンジングな採用。
しかも、英語と日本語が共にほぼネイティブレベルで必要という条件、、、


いつも通りの採用方法では達成困難と考え、チーム専属のリクルーターと、アカウントマネージャー、プロジェクトマネージャーと採用担当である私の4名でまずはキックオフミーティングを実施。

その時、課題にあがったのが、主にこの3つです。

1、いつもの3倍のエントリー数の獲得
2、いつもの3倍の面接時間の確保
3、かなりスピードを上げた選考フローの実施

この課題解決するために、キックオフで検討し、プロジェクト開始当初から実施した施策をまとめてみました。

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詳しく書いていきます。

1、いつもの3倍のエントリー数の獲得

同じポジションでこれまでの実績は、エントリーからの内定承諾率が3%。(内定承諾数÷エントリー数)。
つまり、15名内定承諾をもらうためには500名のエントリーが必要という計算になります。
前回同じポジションで募集人数5名、結果7名採用したときは、選考期間2ヵ月半で約150名のエントリーでした。

今回と前回を比較して、表にするとこんな感じです。

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前回と同じやり方では、500名を集めることはどう考えても難しい!

そこで、基本的なこともありますが、できる施策を洗い出しました。
・求人広告の数を増やして露出を増やす
今まで人材紹介会社経由のみだったものを、求人広告の掲載とRPO(採用代行)もとり入れ、今までやったことない手法にチャレンジすることに。

・人材紹介会社との取引を増やす
ほぼ毎日かかってくる採用担当あての新規エージェントからの営業電話を受け、今回のプロジェクトを説明し、紹介できる人材がいると判断してもらった場合は新規で契約を結びました。(自ら動かなくても、結構アプローチがきました)

・人材紹介会社向けの説明会を実施する
アカウントマネージャー、プロジェクトマネージャー、そしてチーム専属のリクルーターがプロジェクトと採用要件についてしっかりと伝えるための説明会設けました。今まで協力してもらっていた紹介会社の担当者に、今回のスピード感と重要性を伝えることで、その担当者にもワンチームになってもらうよう、雰囲気づくりを実施しました。

・最終手段として、雇用形態にこだわらない
これは、本当に最終手段として派遣をお願いして人数をそろえることを前提に考えたものです。

まずは、この最終手段以外の3つを実施しました。

2、いつもの3倍の面接時間の確保

500名エントリーしてもらう場合、単純計算で400回の面接が必要ということがわかりました!

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1ヵ月半、営業日でいうと40営業日くらいで、1回当たり1時間の面接を400回するということは、1日あたり10回面接をする計算です。

採用目標人数を達成するために、面接官を増やし、面接スピードを落とさないようにしていきました。
また、採用締め切りが迫る残り1、2週間のタイミングでは、1次面接を30分に短縮し実施。2次面接で補う形に変更していきました。


3、かなりスピードを上げた選考フローの実施

すべてはスピード勝負。
これまでの採用で、スピードが落ちてボトルネックとなっていたのが、
①書類選考の結果を伝える
②面接実施から選考結果を伝えるまで
③1次面接通過から2次面接実施まで
この3つです。

①書類選考の結果を伝える
アディッシュは、事業部(採用する部門)のメンバーが書類選考を行っています。
しかし、他業務や面接がある中での書類選考なので、時間がかかっていました。
また、書類選考の合否を伝える初動が早ければ早いほど、そのあとの動きもスムーズになります。
そこで、今回は書類選考を語学スキル等の基本的な部分だけに限定し、HR企画部の私がジャッジをしていきました。そうすることで、エントリーしたその日には合否を伝え、面接日程調整が完了するスピード感を作ることができました。

②面接実施から選考結果を伝えるまで
時間のかかっていたのは、1日に5名以上の面接を実施するので、面接官が面接評価を書く時間がないことが原因でした。

解決するために、とにかくフィードバック方法を簡素化していきました。
・選考結果(合格・不合格)だけ、面接実施当日に入力する
・合格の場合は、2次面接までに面接評価を細かく記入する
・不合格の場合は、不合格理由の傾向が主に「スキル不足」「カルチャーミスマッチ」「入社時期があわない」の3つだけだったので、その3つから選んで記入する

③1次面接通過から2次面接実施まで
2次面接ではプロジェクトリーダーと人事が必ず参加します。多忙な社員同士なので、スケジュールが合わず二次面接がなかなか組めない。1次面接実施から2次面接実施までの期間が空いてしまいスピード感をもって進められない!という状況でした。

解決するために、2次面接を組むために悩む時間を無くすことを実施しました。
・2次面接を担当する面接官を増やして、空いている人で組めるようにする
・2週間先まで2次面接の仮枠を確保する
・1次面接中に合格と判断できる方は、面接中に2次面接の日程を仮決定してしまう

数値管理について

実際に選考がスタートすると、施策を実践しながら選考をどんどん進めていくことで日々時間が過ぎていきました。
とはいえ、面接調整などのオペレーションを回すだけではなく、「母集団は足りているか」「選考通過率は最初に予測した通りか?」など、数値管理も毎日実施し、数値が落ちていれば施策を考え、実施する。ということを繰り返していかないと、募集人数は達成しません。

分析に必要な数値をダッシュボードで見える化し、目標達成していない部分について、一目でわかるようにして毎日チェックを行いました。

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数値分析をし進捗に応じて、追加実施した施策はこちらです。

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連携・選考状況の把握について

採用成功のためには数値(定量的な部分)の分析だけではなく、面接官の所感や選考フローに対して感じている定性的な部分の分析と、選考にかかわる人の連携が必要です。

当たり前ですが、採用は「人」にかかわることなので、数値分析だけで全部解決!とはならず、面接官が感じている雰囲気や、採用以外の業務の温度感なども共有していくことが大切だと、採用に携わっていると感じます。

とても簡単な方法ですが、採用にかかわるメンバーとのコミュニケーションの場、連携をとる場として、毎日夕方10~15分オンラインで集まって会話をしていました。
その日面接した方の結果の共有や、ダッシュボードの数値から改善施策検討まで行うことで、スピード感を持って施策を回すことができました。
そして何より、毎日話すことでチームとしての一体感が生まれていきました。

改まって1週間に1回、時間を取ろうとすると、そのための準備が増えたり、施策の決定も遅くなってしまいます。
1日10~15分程度の雑談ベースで良いから、話すことが大切だなと感じました。
大きな課題を感じたときは30分に延長することもありましたが、毎日小さな改善の繰り返しをしていれば、大きな課題が出てくることはそんなにありませんでした。

また、アディッシュでは従業員間のコミュニケーションにSlackを使っています。今回の採用についてもSlackで個別に部屋を作り、何かあればすぐに連携がとれるようにしていました。

結果と今後に活かせること

振り返ってみると12の施策をぐるぐる回していましたが、一つ一つの施策は特別なものではなく、小さな小さな施策の積み重ねだったことがわかります。
そして、採用担当だけではなく、社内外問わず採用プロジェクトにかかわる全員が自分の役割を把握し、連携をとり、ワンチームで進めたことが、この採用が成功した大きなポイントだと感じました。

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最終的に、15名募集人数が目標でしたが16名の方が内定承諾となり、目標達成することができました!

近年、様々な採用手法があり、採用担当としてトレンドについていくことに必死になっていました。情報収集という部分ではトレンドを追いかけることは大切ですし、同じことをずっとやっていて成果が出続けるわけではありません。
しかし、毎日の分析・振り返りから、小さな改善を積み重ねることで、大きな成果につながることを、今回の短期間・大型採用で実感することができました。

大きな枠組みだけではなく、丁寧に施策を回していくことで成果を出すことにつながります。
採用をやっていると、「他社がしていない採用をしよう」という記事や声を聞きますが、基本に立ち戻って、一つ一つ丁寧に積み重ねていくことをやってみることも大切だなと思った採用プロジェクトでした!

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